Lightspeed Hospitality-
K-Series
Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland – FAQ
Was ist die Mitteilungspflicht?
Die Mitteilungspflicht bezieht sich auf die gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, die elektronische Kassensysteme verwenden, bestimmte Angaben zu diesen Systemen an die Steuerbehörden zu melden.
Wer muss die Meldung abgeben?
Alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen die Meldung abgeben. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens bzw. des Geschäftsinhabers, dieser Verpflichtung nachzukommen.
Ab wann ist die Meldung erforderlich?
Die Registrierung kann ab dem 1. Januar 2025 durchgeführt werden.
Es gibt eine Übergangsfrist: Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, muss die Meldung spätestens bis zum 31. Juli 2025 erfolgen.
Nach dem 31. Juli muss eine Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Inbetriebnahme eines neuen Systems oder nach der Außerbetriebnahme eines Systems erfolgen. Korrekturen können ebenfalls gemeldet werden.
Was passiert, wenn ich Hardware für Kassensystem-Geräte austauschen muss?
Im Kontext der Lightspeed-Gastronomie-Produkte in Deutschland müssen nur die „Haupt-“ bzw. „aktiven“ Geräte in die Meldung aufgenommen werden. Falls ein solches Gerät ausgetauscht wird, ist es wahrscheinlich erforderlich, das „alte“ Gerät abzumelden und das neue Gerät zu registrieren. Details zu diesem Ablauf werden zu einem späteren Zeitpunkt mitgeteilt.
Zu welchem Zeitpunkt muss ich die Meldung abgeben? Handelt es sich um eine einmalige Verpflichtung?
Unternehmen müssen ihre elektronischen Kassensysteme melden, sobald:
• Eine neue Kasse gekauft oder in Betrieb genommen wird.
• Eine bestehende Kasse verändert oder korrigiert wird.
• Eine Kasse außer Betrieb genommen oder ersetzt wird.
Die Meldung muss innerhalb von 30 Tagen nach Eintritt eines dieser Ereignisse erfolgen.
Wichtig! Im Zusammenhang mit K-Series und G-Series bezieht sich ein „Kassensystem“ nicht auf jedes Gerät – nur „aktive“ Geräte gelten als Kassensystem. Das Hinzufügen oder Entfernen eines sekundären/passiven Geräts muss nicht gemeldet werden.
Wie kann ich die Meldung abgeben?
Die Meldung kann elektronisch über ELSTER erfolgen.
Wichtig! Pro Geschäftsstandort muss eine separate Meldung eingereicht werden. Falls Ihr Unternehmen mehrere Standorte betreibt, müssen möglicherweise mehrere Meldungen eingereicht werden.
Lightspeed arbeitet derzeit an einer Möglichkeit, die Meldung direkt über das Backoffice der K-Series und G-Series einzureichen, um den Prozess zu erleichtern. Wir können Ihnen aktuell noch kein genaues Datum nennen, aber wir planen, das Einreichen der Meldung so einfach wie möglich zu gestalten und so viele notwendige Daten wie möglich bereitzustellen. (*)
Welche Informationen müssen in der Meldung enthalten sein?
Die Meldung muss folgende Angaben enthalten:
• Unternehmensdaten zum Geschäftsstandort (Name, Steuernummer, Adresse des Standorts usw.)
• Details zum Kassensystem (Hersteller/Modell, Seriennummer, Datum der Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme usw.)
• Details zur TSE (Hersteller, Typ der TSE, BSI-Zertifikat, Seriennummer usw.)
Lightspeed arbeitet derzeit daran, diese Informationen im Backoffice bereitzustellen. Unser Ziel ist es, möglichst viele Daten vorab im Formular bereitzustellen. (*)
Plant Lightspeed, Unterstützung zu diesem Thema anzubieten?
Wir planen derzeit, die Meldung direkt über das Backoffice zu ermöglichen. Ein Formular wird eingeführt, das viele der erforderlichen Daten automatisch basierend auf den vorhandenen Informationen im Backoffice bereitstellen soll. Diese Daten können überprüft und angepasst werden, bevor die Meldung eingereicht wird. (*). Bitte beachten Sie, dass mit der Nutzung dieser Funktion gegebenenfalls Kosten verbunden sein können.
Ich möchte die Meldung bereits jetzt senden. Wo finde ich die notwendigen Informationen?
Wir empfehlen, die Möglichkeit zur Meldung über das Backoffice zu nutzen, die aktuell entwickelt wird. Die erforderlichen Informationen sind im Backoffice verfügbar.
Was passiert, wenn ich die Meldung nicht einreiche?
Die Nichteinhaltung der Mitteilungspflicht kann zu Geldstrafen und Sanktionen durch die Steuerbehörden führen. Zudem können Unternehmen, die ihre Kassensysteme nicht ordnungsgemäß melden, bei Prüfungen einer verstärkten Kontrolle unterliegen.
Wo finde ich weitere Informationen zur Mitteilungspflicht?
Weitere Informationen finden Sie bei offiziellen Stellen wie:
• dem Bundesfinanzministerium
• dem zuständigen Finanzamt
• Ihrem Steuerberater
(*) Hinweis: Lightspeed arbeitet derzeit an der Einführung einer Funktion, um Sie bei der Mitteilungspflicht zu unterstützen. Die genaue Struktur und Funktionsweise befinden sich noch in der finalen Abstimmung, daher sind Änderungen vorbehalten.
