La facturation électronique dans K-Series
Comprendre les nouvelles exigences belges en matière de facturation numérique et comment Lightspeed simplifie la conformité.
ℹ️ Toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent envoyer et recevoir des factures électroniques structurées pour les transactions B2B dans un format conforme Peppol BIS (par exemple, UBL XML). Les simples PDF ou factures papier ne répondent plus aux exigences légales.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité ?
Risque juridique : Sanctions en cas de non-émission ou de non-réception de factures électroniques conformes. Cependant, il existe une période de tolérance pendant les trois premiers mois de 2026.
Retards opérationnels : Les partenaires commerciaux peuvent refuser les factures qui ne sont pas conformes aux exigences.
Facture classique (par ex. PDF)
Vous l’imprimez ou l’envoyez par e-mail. Le destinataire doit l’ouvrir et saisir manuellement les informations dans son système, ce qui est plus lent et plus sujet aux erreurs.
Facture électronique
Envoyée numériquement et intégrée directement dans le système du destinataire automatiquement—pas d’impression, pas de saisie, pas d’erreurs !
Bon à savoir :
- Vous pouvez toujours fournir une facture papier (imprimée ou par e-mail). La facture électronique doit également être envoyée.
- La loi ne précise pas de délai pour l’envoi de la facture électronique, mais les règles de TVA s’appliquent toujours. Cela signifie généralement que la date de la facture doit correspondre à la livraison de biens ou de services.
- Les factures fractionnées aux clients professionnels nécessitent des factures électroniques distinctes pour chacune.
- Les acomptes et dépôts peuvent générer des factures électroniques distinctes—ajustez la facture finale en conséquence.
- Les pourboires ou frais de service doivent être correctement inclus dans la facture électronique structurée.
Tout d’abord, activez la facturation électronique dans le Back Office sous Entreprise > Paramètres en un seul clic.
- Des validations rapides s’exécutent automatiquement en arrière-plan (numéro de TVA, raison sociale, etc.).
- Si tout est correct, la configuration ne prend que quelques secondes.
Dans le Back Office, allez dans Paiements > Modes de paiement et assurez-vous que le mode de paiement IKDEBT est disponible.
Sur le point de vente, sélectionnez IKDEBT comme mode de paiement lors de la finalisation de la commande.
Sous Factures clients (Paiements), vous pouvez suivre l’état de chaque facture électronique.
Les statuts suivants sont disponibles :
- Non envoyée : La facture électronique n’a pas encore été envoyée.
- En cours d’envoi : La facture électronique est en cours d’envoi au destinataire mais n’a pas encore été reçue.
- Envoyée : La facture électronique a été livrée avec succès au destinataire.
- Échec : Un problème est survenu lors de l’envoi de la facture électronique. Les clients ne peuvent pas corriger ces erreurs, et la plupart des problèmes ne peuvent pas être résolus de leur côté. Nous surveillerons ces erreurs et renverrons si nécessaire.
La facturation électronique est-elle incluse dans tous les forfaits ?
Oui, elle est incluse gratuitement dans tous les forfaits. Les clients doivent simplement l’activer dans le Back Office.
Est-ce uniquement pour la Belgique ?
Oui, cela concerne actuellement uniquement les clients belges. Les emplacements dans d’autres pays ne verront pas encore la facturation électronique.
Cependant, cela deviendra une exigence dans davantage de pays EMEA au cours des prochains mois et années, nous l’activerons donc progressivement pour d’autres régions.
Puis-je envoyer une facture électronique depuis le point de vente ?
Non, les factures électroniques ne peuvent être envoyées que depuis le Back Office pour le moment. Cette fonctionnalité pourrait être ajoutée ultérieurement.
Puis-je utiliser d’autres logiciels externes (comme Yuki) pour envoyer des factures électroniques via Peppol ?
Les clients peuvent utiliser d’autres logiciels, mais ils doivent d’abord s’inscrire séparément sur Peppol. L’inscription à la facturation électronique dans L-Series ou K-Series seule n’est pas suffisante.
Alternativement, les clients peuvent utiliser K-Series ou L-Series pour envoyer des factures électroniques. La facture doit être envoyée directement depuis le point de vente (L-Series) ou le Back Office (K-Series).
